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物流公司业务系统实施

发布人:北京优游通科技有限公司　　发布时间:2008-10-7 16:19:46　　项目时间:20081006　　项目地址:北京市朝外大街SOHO大厦606室

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Cargo 2005是E-Logistics System平台中的核心产品之一，非常适合于国际货运代理（海运、空运、陆运）企业，也适用于国际运输、国际快递等业务。
通过三个方面了解Cargo 2005：
l （快速了解）系统能够带来什么？
l 软件使用前后各角色工作量对比
l 系统特点及模块介绍
1 （快速了解）系统能够带来什么？
1.1 电子化数据管理，实现数据共享
手工模式下的各种数据总是用大量的纸介质去记录，难以查询、统计，难以共享数据；即便是通过Excel等电子表格软件也仍然不能解决共享管理、大数据量管理的问题。作为系统的一个最基本职能就是电子化数据管理。
电子化的数据包括：
² 基础数据：港口资料、箱型资料、费用项目资料等等；
² 车辆数据：除了一般的车辆，也包括其他类型的设备管理；
² 员工数据：员工的基本资料、档案、奖励事件、系统权限数据等；
² 客户数据：各种类型的往来客户，包括货代、货主、船公司、车队等等；
² 业务数据：在日常业务发生过程中产生的大量工作单数据，以及这些工作单数据的关联数据，这是系统中最大部分的数据；
² 财务数据：发票管理数据、日记账管理数据等等；
而我们手工模式下常见的各种报表数据，都是在系统中根据原始数据实时产生的。
电子化数据管理节约了大量纸张、提高了数据共享能力、减轻了查询统计工作量等。
1.2 支持的海运、空运、陆运、快递以及其他各种业务类型
系统支持丰富的业务类型，包括海运进出口、空运进出口、陆运进出口、国际快递，甚至还包括后程、国外制定货、纯单证业务等等，也可以根据需要定制更多的特殊业务类型，比如各式联运等等。
不同的业务类型能够进行共同的数据管理，比如报关报检业务、单证业务、应收应付费用管理等等，均能够记录仓储、内陆运输的信息。
所有业务工作单均可以进行单独事件跟踪，提高操作员的操作水平。
1.3 自动打印各种提单、单据，电子化传输
系统内置了强大的打印输出引擎，能够打印所有提单、运输单据等，并内置了各种常见的提单格式、运输单据格式。
轻松实现套打、传统报表、自定义设计报表、运行时设计报表等强大功能；
能够输出成精美短小的图片文件格式用于电子化传输，减少传真使用量；
1.4 自动保存历史数据，提高数据安全性
数据共享后，一个很重要的问题就是数据安全性，协同工作过程中系统能够保存每一幅关键数据的历史变更过程，严格确保了数据修改的安全性；
1.5 通过工作流模式，规范业务过程，使得业务管理水平更上一层楼
传统软件系统只关注于数据存储和单据打印，无法规范业务工作流程，不能体现软件的管理功能。
Cargo 2005支持强大灵活的工作流模式，可以根据公司的需要任意制定工作流转的过程、权限等；系统还内置了常见业务的最有效工作流模式，对还没有建立工作流的公司非常有帮助。
1.6 和发票系统完整结合，轻松打印、管理发票
针对国内客户收费，发票是不可避免的环节，无论是直接打印发票还是税控系统，Cargo 2005都非常良好的支持直接打印，节省了大量的工作量，并减少人为错误的发生。
系统还能够直接打印国外常用Debit Note等各式单据样式。
1.7 每时每刻掌握公司的实际欠费情况，不漏收、及时收，系统自动提醒超期、超额
作为使用系统的一个最主要功能之一，就是能够有效的管理公司业务的往来款。传统模式下，销售、财务、经理往往对此头疼不已，常常漏收、迟收、重复收，不能轻易知道公司整体的往来款情况。
Cargo 2005拥有国内先进的往来款管理系统，和各业务系统的费用数据紧密结合，无须重复录入费用数据，且支持不同类型业务间的合并管理。使用者可以在任何时刻查询各种欠费、超期、超额的数据。
1.8 即时轻松统计所有数据，摆脱手工报表
不再需要手工模式下的各种报表，各级领导可以通过系统实时查询业务数据，准确、及时。
1.9 财务软件接口，减轻凭证制作负担
能够直接通过系统产生财务软件凭证，减轻财务人员负担
2 软件使用前后各角色工作量对比
2.1 经理

对比项目	无软件	有软件
对公司整体业务情况的掌握	; 平时凭印象，需要时等报表	; 随时随地掌控
销售管理	; 仅凭销售上报； ; 销售活动不能管理； ; 销售烦于形式的日志、周志； ; 各销售业绩通常要等到月末才能了解	; 随时通过系统掌握销售情况； ; 随时监控业务，防止事后弥补 ; 不再需要日志、周志、月报的形式，减轻员工工作量
客户管理	; 一些客户被销售隐藏，公司没有完整的客户资料档案，更不要说关于客户的详细跟踪情况； ; 不同销售间，客户资料重复、不能共享	; 通过系统自然管理销售与客户的活动 ; 公司拥有整个完整客户资料 ; 客户资料统一、完整
业务监控	; 人工抽查，没办法 ; 通过大量人力，一票一报，费钱费力	; 随时了解业务操作情况 ; 在线审批业务，即时发现问题所在
财务状况	; 只能定期通过财务获取整个公司的欠费、毛利润情况 ; 报表样式固定，不能进行更多分析 ; 财务人员工作量大	; 随时点点鼠标就可以知道公司财务状况 ; 根据判断需要，进行各种组合条件的统计、对比 ; 财务轻松无比
整体经营数据	; 呆板的报表 ; 只能定期获知，决策滞后	; 灵活、生动的系统报表 ; 即时知晓，及时调整

2.2 财务

使用功能	传统方法	缺点	改进
报价单	手写、传真或email	; 需要制定纸质报价单； ; 手动填写、传真，零乱； ; 整个报价过程不能有效跟踪； ; 后期查询困难，只能手动制作Excel，数据积累多了难以管理；	; 通过系统辅助创建报价单，避免出错； ; 电脑直接传真，无须纸质，方便快捷； ; 系统提供有效的报价过程管理、跟踪； ; 强大的查询功能
工作单查询与业务状态跟踪	口头询问操作	; 销售除了报价单，其他信息需要口头询问操作 ; 对整个业务进程跟踪困难，不断与操作交互 ; 不能对自己的业务进行操作监控	; 系统自动根据报价单创建工作单，关联查询 ; 直接通过系统查询工作单操作状态，有效监控，所有信息无须于操作口头沟通 ; 对工作单有效性进行审核
开发票	填写申请单	; 重复填写费用信息 ; 月结发票合计困难 ; 大量手工工作 ; 财务工作量大	; 简单鼠标操作，根据系统中已有数据，快捷生成发票 ; 一票一结、一票多结、多票一结、月结发票都非常方便 ; 财务工作量大大减轻
收款	难！！！	; 很难立刻知道客户的欠费情况 ; 手工统计费时费力，还容易出错 ; 经常骚扰财务人员	; 只需点击几下鼠标，即可获知详细的客户欠费情况 ; 无须任何财务帮助 ; 轻松发送对帐单 ; 系统自动提醒超期、超额的客户欠费，提高效率
业务统计	难！！！	; 艰难的手工统计	; 只需点击几下鼠标 ; 分类、分条件统计，业务情况一目了然

2.3 操作

每操作每月操作票数	无软件系统	有软件系统
20票左右	; 能够应付； ; 打提单、打运输单累一些；	可以喝茶了
40票左右	; 有些手忙脚乱了 ; 提单、运输单的打印已经是一件恐怖的事情，而且容易出错 ; 查询困难	很轻松
100票左右	; 每天加班到12：00点 ; 周末可能还要加班 ; 不要让我查询（操作说）	很正常
200票左右	; 辞职算了	我就是能！

2.4 财务
l 传统方式：
业务与财务之间，通过发票作为关键的交互手段；其余情况一律通过口头交互；财务的功能相当有限；
销售需要手工填写发票，手工工作量很大、很重复，且没有状态记录，量大了以后，都不知道请没请过发票；
款项到账后，需要人工通知销售或者等待销售询问；销售全面了解自己客户欠费的情况困难，财务更是一无所知；
l 使用财务结算系统
销售通过系统生成发票申请，财务得到提醒，自动打印出发票，快捷、不出错；
钱款到账，系统挑账，销售就能知道；
核销单管理，有效控制放单；
有效根据业务费用信息，做财务凭证；
3 系统特点及模块介绍
3.1 基于工作流的协作业务系统
l 我的工作页
自动提醒应该完成的工作、客户欠费情况等等；
能够直接提交软件使用的问题，查询专业物流信息；
l 工作单管理

(缩小的工作单列表界面截图)

非常强大的工作单管理界面，能够实现：
ü 列表化管理，按工作单中的任意信息进行查找工作单、分组工作单，可以方便快速的查看工作单信息；
ü 不同操作之间可以共享修改工作单、共享查看、不共享，充分满足业务需要；
ü 通过工作流权限配置，能够使得工作单数据更加安全，不能被轻易删除、破坏；
ü 主/分单管理机制，是对于空运、海运散货拼箱非常实用的功能，能够合理反映业务的实际情况。主单反应与上家的业务内容，而分单反应与客户（下家）的业务内容，一个主单可以对应多个分单，甚至多个主单可以对应一个分单的管理模式；
ü 工作单之间相互连接，海运与空运、海运与陆运、空运与陆运等能够实现联运；
ü 由于工作单的信息很多，工作单列表能够根据每个人的习惯，单独设置显示的数据字段和顺序；
l 工作单信息
系统丰富的工作单基本信息，包括：
ü 海运出口
ü 海运进口
ü 空运出口
ü 空运进口
ü 陆运出口
ü 陆运进口
ü 前程
ü 后程
ü 国外指定货
ü 集装箱
ü 文档单证
ü 仓储
ü 运输
ü 报关
ü 报检
ü 跟踪
ü 扩展信息（附件）
ü 应收/应付费用信息
ü …
Cargo 2005采用动态的加载技术，能够任意增加/减少新的页面，使得业务变化更加容易。
用户的权限配置到每一个信息页，达到完全控制。
l 工作单流程
Cargo 2005的工作单流程完全可根据客户情况进行配置，系统中也内置一些典型的工作流程，比如：

（典型的海运出口流程软件截图）
l 工作单的其他功能
ü 复制功能：快捷的操作业务雷同的工作单
ü 快捷的编码录入：根据像IE地址栏中那样过滤输入，或者根据拼音吗录入
3.2 可定制报表系统
我公司自行研发的强大报表系统，可以实现：
l 套打：能够对应真实底片进行提单、发票的套打设计，非常方便；
l 打印到文件：能够将任何需要打印的文件直接生成图片通过Email发送给对方，实现无纸应用；
l 用户自设计报表：通过友好的报表设计界面，用户可以自行设计报表；
l 系统能够自动记忆报表的打印时间，避免重复打印、发送；
l 支持税控系统打印，这是我公司自行研发的特有技术，大大减少了工作量，减少了工作失误；
系统内置的主要单证报表如下：
l 提单类

用户可以很方便设计一种新的提单格式（复制原有格式，替换底片即可）
l 运输单据

l 发票类
ü 各种税控发票
ü Credit/Debit Note
ü Rebate
ü 各种地方套打发票
ü 其他收/付款格式
l 财务帐单、报表类
ü 收/付款账单
ü 毛利润报表
3.3 即时财务数据，自动生成灵活方便的财务帐单
通过应收/付费用、发票、日记账的三级模式，能够简单的完成整个财务结算过程。
以应收为例：操作(销售)录入应收费用，销售(操作)申请发票，财务打印发票，销售收款，财务销账；
生成发票、销账的方法也相当便捷，可以一票一结、一票多结、多票一结、月结、统一结算等各种模式；
销售、财务、经理能够在任何时刻、零录入的情况下，查询公司的客户欠费、超期、超额欠费情况，且能够被自动提醒超期、超额欠费；
核销单管理能够有效结合客户的欠费与放单；
流水账管理是适合于小客户的账户管理；
3.4 强大的决策分析系统
能够按各种查询条件、分组条件，查询、统计系统中的任何数据；
针对国际货运业务，Cargo 2005内置了各种成熟的数据分析模版：
n 毛利润统计（总计、RMB、USD、FOB、单票利润、单箱利润等）
n 箱量统计（整箱箱量、拼箱箱量、单票箱量等）
n 工作单量统计
n 按委托人、发货人、收货人、通知人、代理、承运人、船名/航班、航次/航期、装货港、卸货港、销售、操作、提单号、分单号、箱号等各种信息进行毛利润、箱量、工作单量分组对比统计
n 按年、季、月、周、日进行毛利润、箱量、工作单量分组对比统计
n 收款能力统计

收款周期（平均、增长/减少、趋势）

欠款额（平均、增长/减少、趋势）
n 客户开发统计

客户数量（平均、增长/减少、趋势）

大客户比例

货主比例
n 综合物流统计
只有掌握了有力的统计数据，才能做出客观、正确的判断；
3.5 安全的数据保护
实现电子化数据管理，安全问题非常重要。系统提供了多个安全数据保障：
l 历史数据功能
系统能自动记录各种原始数据的创建、修改过程，避免误操作、恶意修改数据造成数据丢失，保留数据痕迹。
l 自动完整数据备份
系统能够定期自动备份数据，在系统崩溃后，可以根据备份文件完整的恢复系统所有数据，不会造成任何数据丢失。
管理员也可以通过手工进行完整的数据备份工作。

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