提高办公自动化程度一直是大家努力追求的一个目标。在中国，办公自动化的发展已经历了将近二十年的历史。办公自动化的发展经历了三个阶段：从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段大概在80年代到90年代初，大家主要是实现文字处理，就是单机的办公自动化；第二个阶段是局域网的出现，局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，这个应该在90年代的初期；现在已经发展到第三个阶段，这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化，也就是我们现在大家所说的第三代的办公自动化。这里，我给大家解释一下群件技术，可能不是计算机专业的人员对群件技术还是比较陌生。群件技术，顾名思义，就是为一群人大家在一起工作所开发出来的平台，最基本的特征是它里面包含了邮件系统、数据库、文档数据库，还有一些为一群人一起工作所提供的一种安全技术以及底层的一些工具。
办公自动化到底要解决什么问题呢?办公自动化就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。具体来说，我们认为主要要实现下面的七个方面：
(一)建立内部的通讯平台，建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通讯和信息交流快捷通畅，这个内部的邮件系统还应该跟外部Internet的邮件系统互通。
(二)建立信息发布的平台，在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业内部的发展动态。
(三)实现工作流程的自动化，这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个单位都存在着大量的工作流程，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报，还有ISO9001的管理等等，都是一些流程化的工作，每个单位都会有大量的流程。通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率，减少扯皮。
（四）实现文档管理的自动化，使各类的文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。我们都知道，每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里，每个人都有自己的钥匙，没有钥匙的人是看不到文档的。其实，在手工办公的情况下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的，比如说，一篇文档如果要给大家共享只能复印一大堆，去发一发。另外一个就是在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度，文档一多需要什么东西不能及时找到，甚至找不到，就使得这些文档、知识不可能实现共享、再利用。办公自动化就是要解决这个问题，使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。举个例子，比如说像高新技术企业，它的员工都是知识型的员工，会产生很多的知识文档，如果在手工办公的情况下，知识再利用的难度是非常大的，实现办公自动化以后，知识的共享、再利用就变得非常方便，即使人员变动或调整，有这个共享的文档在，应该来讲，对工作影响就不会很大。实现了办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个企业积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份有权限看到的东西，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。
（五）辅助办公，它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常办公事务性的工作相结合的各种辅助办公，要实现这个辅助办公的自动化。
（六）信息集成。我们每一个单位，特别是企业都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统。作为我们企业的信息源，往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些企业的业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效的获得整体的信息，提高整体的反应速度。
（七）实现分布式办公，就是要解决分布式办公和移动办公，要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，市场竞争使企业的规模越来越大，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。
现代办公自动化的目标就是要摆脱时间和地域的限制，让大家一起来协同工作，共享知识和信息。就我们传统的办公模式来讲，受时间和地域的严格限制，领导不在，这个审批就没办法进行，要等到领导回来，要给他送过去，应该来讲时间和地域都把所有的办公人员限制住了。我们有一个客户，给我讲了一下他们怎样使用OA，他们领导白天都比较忙，经常在外面开会，开完会晚上下班回到办公室加班，他去电脑里打开看看今天有什么要办的，该审批的东西审批完，该签署意见的签署完，需要给谁提醒的东西发个邮件，公司里面有什么动态看一看，办完了事回去，第二天他又开会去了，这样就不会把领导的时间束缚住。在这提一点，办公自动化实际上是一个领导工程，是为各级领导的管理工作和决策提供支持的一个有效工具。
下面谈谈办公自动化应用的困难。办公自动化应用面临的困难首先是涉及到的人多面广，它涉及到组织中的每一个部门和人员，是整个组织应用的一套软件、一套系统，涉及到组织中的各项工作，而且权限的设置非常复杂，跟我们的每个岗位都是相关的。第二个就是办公自动化所遇到的流程和表单各不相同，每一个单位都有许多流程和表单，各个单位的流程和表单是完全不一样的。第三个方面就是不断变化的需求，像组织机构的变化，人员的变动，流程的新增、变动、重组，在每个单位里面都是经常遇到的。这上面三点就是我们遇到的办公自动化最大的困难。
那么，火速软件是怎么解决办公自动化问题的呢？我们提了一点就是通用产品，专业服务。火速OA是在广泛的需求分析和现代管理理论指导下，以当今国际流行的群件平台--IBM的LotusDomino/Notes,JAVA等为开发工具开发出来的一个通用OA软件。我们的软件定位为通用软件，就是说我们的需求不是来源于一个企业或者是几个企业，而是在广泛的需求分析的基础上建立的通用OA模型，以这个通用OA模型为基础来开发火速软件OA软件。火速软件的产品定位为通用OA软件，为此火速软件OA在通用性、易用性和稳定性方面做了大量的工作。
首先我介绍一下通用性，在通用性方面我们提供了大量的自定义功能，以适应各种类型的组织现在和未来对办公自动化的需求。其次我们提供了表单定制和流程定制的功能，使用户无需编程就可以自定义出所需要的工作流程，比如收文、发文、各种审批等等，并且因为我们的流程是用户自己定义的，或者是用户的管理员定义的，或者是火速软件的工程师，或者是火速软件的合作伙伴的工程师指导用户定义的，所以流程修改起来很方便，因为这流程不是由我们的开发人员定义的。在这里我们流程定义和表单定义的元素目前大概有200个，大家看起来会觉得非常庞大，其实我们的定制元素都是来源于客户，在火速软件软件刚推出来的时候，我们的可定义项大概也只有100多一点，今后我们还会不断的扩展我们的自定义功能，就目前我们遇到的不管是政府的还是企业的工作流程和表单的定义来讲，我们的软件可以很好的满足，95%以上的客户需求不需要通过编程，只需要通过我们软件提供的大量的定制功能是可以实现的。OA的需求是非常复杂的，对于一个开发商来讲，我们不可能完全理解每一个个性的用户的OA需求，我们只能给客户提供工具，由客户自己来完成自己的需求的定制。
第二方面，我们的软件强调的是易用性，我们做了安装初始化和初始设置自动化，集中式的管理界面，清晰的工作和权限分配的方法。在我们这里，工作和权限的分配是非常清晰的，我们是以组织机构为基础来进行工作和权限的各项分配的。方便的使用模式使办公自动化的实施和管理不再困难。以往我们经常遇到企业或者是政府开展办公自动化，管理员会提到这个办公自动化太复杂了，是个陷阱。其实通过完善产品本身，我们希望使办公自动化变成一个比较轻松的工作。火速软件的产品更强调的是一个稳定性，火速软件OA经过多方面的严格测试，和大批用户的使用，确保了我们今后客户使用的安全性和稳定性。
火速软件OA的市场定位是作为一个中小组织快速可*的部署办公自动化的解决方案，对于一个中小组织来讲，如果通过前期的需求的分析，把它的需求的表单和流程都整理完了以后，我们认为实施办公自动化只需要一个月左右就能完成这方面的工作。对于大型组织来讲，火速软件OA可以作为一个构建办公自动化系统的起点和工具。大型组织对办公自动化的需求有其复杂性和特殊性，这每个行业都不一样，有自己的一些特殊性，大型组织可以先通过应用一个通用OA作为入门，在对OA的需求有一个更完整理解的基础上再提出更准确的二次开发的需求，再去做二次开发。也许在使用完通用产品后，他会觉得原先认为很个性的东西在通用OA里面都解决了。火速软件也提供这种服务，我们个性化的开发服务主要分为两个方面，一个是针对行业做专版，第二个就是为单个客户做二次开发。在做行业专版方面，我们也取得了一些初步的成绩。我们跟南瑞有一个合作，就是做电力系统的行业专版，目前我们已经在三个电力部门使用：威海电业局，大陆华能，宁夏石嘴山发电厂。我们也希望跟更多的行业或者行业的软件开发商进行合作，来更好的满足行业客户的需求。我们认为就通用OA来讲，我们实现、满足客户的需求的程度应该占满足客户核心需求的80%-85%；通过做行业专版来讲，我们可以实现满足客户90%-95%的需求。
实施办公自动化，是一项复杂的工程，除了要有好的OA产品之外，还需要专业的服务，当然实施办公自动化的成功也离不开客户，还有就是客户领导的重视对组织实施来讲也是十分重要的。
下面谈一下火速软件所能提供的OA的专业服务。火速软件在做产品的同时不断完善自己的服务体系，以帮助客户更有效的实施办公自动化。我们的技术服务分成三个方面：
（一）售前的服务。我们提供一个OA的咨询，OA的需求分析，就是帮助客户一起来分析他自身的OA需求，然后协助客户来评估我们的产品。
（二）培训服务。对办公自动化的实施来讲，培训是十分重要的，因为办公自动化牵扯到的人多面广，培训对办公自动化的应用成功起到关键作用。在培训方面，我们提供三个层次的培训，首先是系统管理员的培训，我们要使系统管理员完全掌握系统的安装、表单定制、流程定制和权限设置，包括OA系统的管理等等。其次是使用人员的培训，使用人员培训的特点是人多，但使用人员的使用牵扯到的东西比较简单，要求每一个使用人员都掌握OA系统的日常使用。再次就是针对领导的培训，领导既是使用人员又不是一般的使用人员，领导对整个OA系统的应用来讲起到关键的作用，他需要了解OA系统里面的权限、安全机制，包括OA系统实施的前期，领导就要介入。整个OA系统来讲，是一个领导工程，如果没有领导的重视，这个OA系统的实施是不可能成功的。因为OA系统牵涉到的每一个单位里面的所有的工作流程、表单以及权限的设置等，这些都要由领导决定。所以我们认为在实施OA的时候，企业或者是政府的一把手应该是这个项目小组的领导。
（三）完善的售后服务。这个售后服务我们包括系统的实施指导，指导表单定制、流程定制；其次是我们会提供一年的免费维护和长期的技术支持和应用技术交流，我们会经常举办各种应用技术交流会，还会为客户提供升级服务和二次开发，不断为客户提供更好更强大的OA系统．
火速软件OA推出六年多来，在全国各地已经被100多个政府和单位所选用。脉动火速软件OA的最远的一个用户在宁夏的一个电厂，我们没有对这个用户提供本地服务，我们只是对它提供远程服务。当时这个电厂的系统管理员找OA找了很长时间，最后找到脉动火速软件，然后他到南京参加了火速软件针对用户系统管理员的培训班，培训完后由他们自己回去实施，应该来讲，只要有个好的系统管理员，火速软件OA完全可以由系统管理员独立进行实施。
火速软件将和全国各地的合作伙伴一起致力于OA领域的研发、推广和服务，以通用产品加上个性化应用的模式去推动办公自动化应用的普及。 (南京火速软件有限公司：黄伟 02584702217 emp@hosu.com.cn)
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